Parin edellisen blogin ajan olen kirjoittanut odottamattomista haasteista, joita sekä ihmiset että keittiön laitteet aiheuttavat omavalvonnalle ja elintarviketurvallisuudelle. Olen myös käynyt läpi keinoja, joilla digitalisaatio auttaa estämään näistä aiheutuvia ongelmia. Tässä sarjan viimeisessä osassa nostan esille vielä yhden sekä työntekijöitä että johtoa kuormittavan aiheen: loputtomat mittauslistat ja muut kirjaukset, joita omavalvonnan hoitaminen synnyttää.
Olenkin aiemmin maininnut, kuinka mittaustulosten kirjaaminen helpottuu elektroniikan avulla. Tällä kertaa katsotaan tarkemmin erityisesti sitä, miten digitaalinen tieto vähentää työntekijöiden ja johdon työmäärää, helpottaa viranomaistarkastuksia ja auttaa parantamaan omavalvonnan vaikuttavuutta.
Mitä tällä kaikelle omavalvonnan datalle voi tehdä?
Tällä kertaa haluan aloittaa pienellä tarinalla.
Jonkin aikaa sitten juttukumppaniksi osui asiakkaan edustaja, ammatiltaan kokki, jonka yksi tehtävistä oli huolehtia omavalvonnassa tehtyjen kirjausten säilytyksestä.
Tavanomaiseen tapaan myös heillä elintarviketurvallisuus vaati pitämään kirjaa monenlaisista asioista, jonka seurauksena keittiöön kertyi ajan myötä huomattavan suuria määriä paperia. Ongelmaksi muodostui se, missä nämä paperit voisi säilyttää - keittiössä ei ollut erikseen arkistotilaa näille mapeille.
Sen jälkeen, kun olimme auttaneet tätä asiakasta ottamaan käyttöön digitaalisen omavalvonnan, kokki tunnusti, että vaikka digitaalisuus tietysti helpotti työtä monessakin suhteessa, hänen omalla kohdallaan uuden järjestelmän pääasiallinen hyöty oli, että se auttaisi häntä mahtumaan paremmin asuntoonsa.
Tässä tapauksessa oli nimittäin käynyt niin, että koska työpaikalla ei ollut tilaa arkistoida kaikkia tietoja, hän oli alkanut säilyttänyt vanhempia mappeja kotonaan. Mutta tämäkään ei ollut ongelmatonta, sillä uutta tietoa syntyi koko ajan, eikä vanhaakaan arvannut heittää pois.
Omavalvonnan seurauksena keittiöön kertyi ajan myötä huomattavan suuria määriä paperia.
Tietysti arkistonhallinnan tapa ei ollut tällä kertaa sieltä tavallisimmasta päästä. Se kuitenkin osoittaa hyvin, kuinka paljon paperille tehty tiedonkeruu tuottaa arkistoitavaa materiaalia ajan mittaa jo pelkästään yhdessä keittiössä. Puhumattakaan, jos ravintolaketju toimittaa omavalvonnan tietoja keskitetysti arkistoitavaksi tiettyyn paikkaan.
Voidaan myös ihan perustellusti kysyä, päätyykö kovinkaan suuri osa kerätystä tiedosta koskaan hyötykäyttöön ja toiminnan parantamisen lähteeksi, vai jääkö se hyllylle pölyttymään?
Kuinka digitaalisesti tallennettu tieto voi auttaa?
Edellinen tarina kertoo siitä, että paperilomakkeiden aikakausi alkaa lähestyä loppuaan. Se on toki edelleen melko tavanomainen tapa hoitaa keittiöiden seurantatarpeet, mutta vain juuri ja juuri. Ja tämäkin johtuu lähinnä siitä, että vaikka paperi on tehoton tapa tehdä asioita, se on ihmisille vielä tuttuudessaan helpompi.
Mutta paperikirjaukset voivat johtaa myös paljon suurempaan työmäärään kuin mitä digitaalinen omavalvonnan seuranta koskaan vaatisi. Tämän osoittavat paperilomakkeiden vaatima varastointi, niihin käsiksi pääsemisen hankaluus, niiden epäselvä luettavuus sekä niiden sisältämän tiedon analysoinnin vaatima vaiva. Digitaalinen tiedonkeruu on selkeästi yksinkertaisempi ja turvallisempi tapa hallinnoida omavalvonnan kirjauksista syntyvää tietoa.
Jääkö paperille kerätty tieto vain hyllylle pölyttymään?
Ja tässä elektronisilla kirjauksilla ei tietenkään tarkoiteta vain sitä, että paperin sijaan tiedot naputellaan excel-taulukkoon, vaan että digitaalisen tiedonkeruun kautta hoidetaan koko elintarviketurvallisuuden seuranta kauttaaltaan. Tämä ratkaisee niin huonon käsialan kuin ylenmääräisten arkistomappien ongelmankin, sekä tarjoaa helpon paikan tarkastella tietoja omavalvonnan analyysin ja parannuksen tueksi.
Ylimääräisen hyödyn tällainen lähestymistapa tarjoaa erityisesti ketjuravintoloille ja muille keittiötoimijoille, joilla on useampia kohteita hallinnoitavana, sillä näin saadaan kaikkien toimipaikkojen data tallennettua samaan järjestelmän. Ja tämä tietysti auttaa vertaamaan toimipaikkojen omavalvonnan onnistumista. Silloin on myös helpompi kopioida toimivat käytänteet ja poistaa toimimattomat, kun molemmat ovat kerätystä tiedosta suoraan nähtävissä.
Tosin on myös hyvä antaa pieni neuvo kaikille, jotka ovat kiinnostuneita digitalisoimaan omavalvontansa: yksi koko ei sovi kaikille. Meillä on tehty paljon työtä tämän kanssa, sillä asiakkaalle on tietenkin tärkeää saada itselleen toimivin järjestelmä. Tätä kautta on tullut selväksi, että koska omavalvontasuunnitelmat vaihtelevat, niin digitaalisen omavalvontajärjestelmän täytyy pystyä samaan. Kannattaa siis olla tarkkana ja testata, että hankittu järjestelmä sopii yhteen juuri sen oman omavalvonnan kanssa.
3 digitaalisen arkistoinnin hyötyä
Digitaalinen tiedonkeruu ja arkistointi on siis selkeästi tulevaisuuden suunta. Se tarjoaa paperiin verrattuna parempaa käytettävyyttä, eli dataa, johon pääsee helposti käsiksi, joka on kokonaisvaltaista ja joka on analysoitavissa ja auditoitavissa. Mutta miten tämä näkyy käytännössä asiakkaan työssä?
1. Se säästää aikaa
Digitaalisen tiedonkeruun ja arkistoinnin avulla kaikki kerätty data kirjauksista siirtyy ja tallennetaan automaattisesti keskitettyyn järjestelmään odottamaan analysointia. Optimitilanteessa tämä kaikki tapahtuu täysin automaattisesti, mutta monimutkaisempikin tapa vaatii tavallisesti vain pari napin painallusta.
Tämä säästää aikaa sekä työntekijöiltä kirjausten tekemisessä että johdolta tulosten seurannan kannalta.
2. Se tarjoaa avaimet tehokkaampaan ruokaturvallisuuteen
Kun kirjauksiin käytetään älylaitteita, on helppoa muuttaa myös omavalvonnan toiminta kaksisuuntaiseksi, eli määritellä korjaavia toimenpiteitä ja asettaa hälytyksiä, jotka ohjaavat työntekijän tehtävien suorittamista. Kun näin arkistoitu tieto voidaan analysoida, nähdään suoraan toimien vaikuttavuus ja parhaita käytänteitä voidaan myös jakaa kaikkiin kohteisiin.
Näin päästään tilanteeseen, jossa elintarviketurvallisuusriskit voidaan estää entistä tehokkaammin.
3. Se helpottaa raportointia
Kun haarakeittiöiden tietoja ei tarvitse koota enää yksi kerrallaan, kaikki tiedot on helppo löytää auditointi- ja analyysitarkoituksiin. Näin eri keittiöiden toimintaa ja onnistumista voi tarkastella ja verrata toisiinsa, jolloin nähdään, mikä toimii ja mikä ei.
Järjestelmän kautta voidaan antaa myös ruokavirastolle pääsy samaan tietoon, joten tietoja ei tarvitse kaivaa kaapeista ja mapeista erikseen. Myös muille tahoille voidaan antaa vastaavia oikeuksia tarpeen mukaan, ja yksityiskohtaiset raportit saa koottua nappia painamalla.
Näin sääntelyn vaatima raportointi tulee täytettyä ja tärkeimmät onnistumisen mittarit voidaan esitellä helposti myös sisäisesti.
***
Tämä kirjoitus on viimeinen tästä sarjasta, jossa olen esitellyt, kuinka helpottaa elintarviketurvallisuuden hallintaa keittiöoloissa, estää riskejä ja, mikä tärkeintä, auttaa työntekijöitä sekä johtoa pääsemään helpommin parhaisiin tuloksiin omassa toimessaan.
Jos kirjoitukset ovat herättäneet kysymyksiä, tai olet kiinnostunut tietämään, miten digitaalinen omavalvonta voi auttaa sinun työtäsi, ota yhteyttä! Jutellaan digitaalisen omavalvonnan tarjoamista mahdollisuuksista juuri sinun omavalvontaprosessisi tueksi.
