Jos ihan totta puhutaan, ei ole aina helppoa hallita turvallisuus- ja laatuprosesseja, eikä varsinkaan niin, että ne ovat myös tehokkaita. HACCP-periaatteelle pohjaava omavalvonta on todella hyvä pohja suurelle osalle tätä työtä, erityisesti siinä määrin, kun sitä käytetään riskialttiiden prosessin kohtien tunnistamiseen ja niihin liittyvien riskien konkreettiseen estämiseen.
Mutta valitettava totuus on, että on olemassa myös sellaisia riskejä, joihin voi kyllä varautua, mutta joita on vaikea estää ennalta. Näitä aiheuttavat ihmisten tahtomattaan ja epähuomiossa tekemät virheet, laitteiden rikkoutumiset ja muut tämän tapaiset yllättävät asiat.
Siispä seuraavien kolmen viikon ajan tarkastelemme kolmea tärkeintä tällaisen riskin aiheuttajaa – tällä kertaa muuten mietimme asiaa suurkeittiöt ja ketjupohjalla toimivat ammattikeittiöt edellä, sillä kun asioita tehdään isoissa erissä, myös pienet virheet kertautuvat helpommin kokoaan suuremmiksi.
Mutta koska on turhaa puhua ongelmista, jos ei edes aio ehdottaa ratkaisuja niihin, on paras miettiä samalla, kuinka nämä ongelmat voidaan ratkaista. Ja erityisen mielenkiintoista on se, minkälaisia hyötyjä nämä ratkaisut tarjoavat elintarviketurvallisuuden ja koko prosessin tehokkuuden osalta.
Joten pitemmittä alustuksitta käydään kiinni aiheeseen ja katsotaan, minkälaisista ruokahävikin, tuhlatun työajan ja menetetyn rahan aiheuttajista on kysymys. Tällä viikolla pureudutaan siihen, mitä harmia aiheutuu siitä, kun ihmiset tekevät virheitä.
Haaste 1: Ihmiset tekevät virheitä ja unohtavat asioita
Kaikkein paraskin omavalvontasuunnitelma voi harhautua hukkateille, jos ihmiset, joiden pitäisi toteuttaa sitä tekevät virheitä tai unohtavat tehdä vaadittuja asioita. Esimerkiksi jos työntekijä unohtaa siirtää valmistelemansa ruuan pikajäähdytykseen, tai kokki unohtaa mitata ruuan lämpötilan ja lähettää eteenpäin alikypsennettyä ruokaa, elintarviketurvallisuus vaarantuu ja ruokamyrkytyksen riski kohoaa.
Totta kai molemmissa tapauksissa kaikki voi olla todellisuudessa aivan hyvin ruuan turvallisuuden ja laadun näkökulmasta – kypsennys on aivan hyvin voinut olla riittävää ja vain mittaus on jäänyt tekemättä, tai ruoka on kyllä jäähdytetty, mutta sitä ei ole merkitty mihinkään.
Mutta vaikka ainoa ongelma olisikin se, että merkinnät puuttuvat, tämä tarkoittaa joka tapauksessa, että omavalvontakirjauksissa on aukkoja. Ja se taas aiheuttaa ongelmia elintarvikeviranomaisen tarkastuksissa ja voi johtaa jopa toiminnan keskeyttämiseen asian tutkinnan ajaksi.
Nämä ongelmat aiheutuvat pääasiassa siitä, että vaikka omavalvontaprosessi vastaakin hyvin riskien estämisen tarpeisiin, niin inhimilliset erheet, erityisesti niissä tapauksissa, joissa valvonta ja ohjaus ovat riittämättömiä, voivat helposti suistaa koko järjestelmän raiteiltaan. Ehkä tehokkain keino vastata näihin haasteisiin on kattava koulutus tehdyn omavalvontasuunnitelman seuraamiseen sekä kirjoitetut ohjeet ja selkeä aikataulutus tehtävien suorittamisen suhteen.
Kuinka varmistetaan ruuan turvallisuus ja laatu?
Herää kuitenkin kysymys, onko tämä tehokasta? Ja varsinkin, jos kaikki tämä tehdään käsin paperille? On tietenkin hyvä kouluttaa työntekijöitä, mutta tämä ei vielä itsessään poista unohtamisriskiä. Ja lisäksi pitäisi ottaa huomioon myös uudet työntekijät, osa-aikalaiset ja esimerkiksi lomatuuraajat.
Siksipä onkin onni, että on mahdollista ottaa käyttöön tukijärjestelmiä, jotka voivat keventää tällaisesta omavalvonnan toiminnanohjauksesta kertyvää työkuormaa. Niissä ideana on digitalisoida kaikki elintarviketurvallisuuteen liittyvät omavalvonnan hallinta-, seuranta- ja kirjausprosessit. Tällainen lähestymistapa ratkaisee monia sekä työntekijöiden hajamielisyyteen että uusien ja osa-aikaisten työntekijöiden ohjaamiseen liittyviä kysymyksiä.
Esimerkiksi Sensiren ratkaisussa omavalvonnasta vastuussa oleva henkilö laatii omavalvontasuunnitelman vaatimat tehtävät pilvipalvelun käyttöliittymässä ja jakaa ja ajastaa nämä työntekijöille päivä-, viikko-, kuukausikohtaisesti. Työntekijä näkee päivätasolla vastuullaan olevat tehtävät omasta mobiilisovelluksestaan, joka näin kertoo mitä työntekijän tulee seurata ja milloin.
Sovellus myös ohjaa työntekijää esiasetettujen rajojen ja korjaavien toimenpiteiden avulla suorittamaan tehtävänsä onnistuneesti loppuun saakka. Näin omavalvontatehtävät eivät pääse unohtumaan, kun sovellus on aina mukana muistuttamassa vaadituista toimenpiteistä.
Haitoista hyödyiksi
Tietenkään edes tällainen järjestelmä ei pysty täysin poistamaan virheiden mahdollisuutta elintarviketurvallisuuden osalta. Mutta digitaalinen, pitkälle automatisoitu ja kokonaisvaltainen sovellus, jonka avulla työntekijää voidaan ohjata toimimaan oikein ja pelastamaan tilanteen myös virheiden sattuessa, pystyy tarjoamaan paljon paremmat menestyksen eväät virheiden torjumiseen kuin juuri mikään muu tapa.
Ja kun ilmenee tarvetta hankkia lisäkäsiä osa-aikaisia työntekijöitä ja lomasijaisia hankkimalla, heille voidaan asettaa tehtäviä aivan samoin kuin vakituisillekin työntekijöille. Tämän jälkeen sovellus ohjaa heitä tekemään vaadittavat tehtävät ja kertoo myös korjaavat toimenpiteet, jos vaikka jokainen tehtävä ei heti ensimmäisenä päivänä menisikään kerrasta oikein.
Tosin jutun juju ei ole pelkästään siinä, että työntekijät tietävät varmasti, mitä kunakin päivänä täytyy saada tehtyä, vaan myös siinä, kuinka tehokkaasti tehtävät suoritetaan ja kuinka hyvin ne varmistavat ruokaturvallisuuden. Hyöty tällaisessa lähestymistavassa laadun ja turvallisuuden varmistamiseen tulee nimittäin siitä, että oikea-aikaisen tiedon ja ohjausmahdollisuuksien avulla on mahdollista ehkäistä niin elintarvikehävikkiä kuin työajan hukkaakin keskittymällä juuri niihin oikeisiin ja tehokkaisiin toimiin.
Ja lopuksi, koska sovellus vaatii tehtyjen toimien kirjausta, olipa kyseessä sitten lämpötilanmittaus tai muu laatu- tai turvallisuuskirjaus, omavalvonnan tallenteisiin ei pääse syntymään katkoja. Tämä tietenkin helpottaa ja nopeuttaa niin viranomaisille raportointia kuin sisäistä tiedonjakoakin. Erityisesti tämä auttaa juuri suurkeittiöissä ja ketjukeittiöissä, kun kaikki kerätty tieto jokaiselta toimipaikalta on saatavissa yhdessä paikassa.
Lisäksi kokonaisvaltainen laatu- ja turvallisuusdata on kätevää myös siksi, että tämä antaa entistä paremmat mahdollisuudet prosessien kehittämiseen, kun sekä toimivat että toimimattomat käytänteet on helppo todentaa datan avulla ja joko ottaa laajemmin käyttöön tai lopettaa tehottomina.
***
Ensi viikolla jatkamme aiheesta tarkastelemalla kuinka digitalisaatio auttaa keittiön laitteiden rikkoutumisen ja tehottomuuden haasteiden selättämisessä, joten kannattaa palata silloin asiaan. Ja tietysti jos kiinnostuit jo nyt siitä, miten digitaalinen omavalvonta voisi auttaa sinua, niin ota yhteyttä vaikka heti!
