Anna henkilökunnallesi työkalut menestykseen

16.9.2020 | Stefan Steinhoff

Digitaalinen tehtävienhallintasovellus

Työvoiman vaihtuvuus on ravintola-alalla jatkuva päänsärky. Se on jatkuva noidankehä palkkauksia, perehdytyksiä ja tietokatoa, kun veteraanityöntekijät jättävät organisaation.

Työntekijät ovat tietysti korvattavissa, mutta suuri vaihtuvuus näkyy lopulta myös tuloksessa.

Ravintolaympäristössä henkilökunta toimii jatkuvasti ruokaturvallisuuden ja laadun eturintamassa, mutta on myös niiden heikoin lenkki. Siksi työntekijät tarvitsevat avukseen riittävän koulutuksen ja perehdytyksen ruokaturvallisuuden standardeihin, työprosesseihin ja hygieenisiin työskentelytapoihin.

Moderni teknologia auttaa vastaamaan näihin molempiin haasteisiin helpottamalla perehdytystä ja tarjoamalla jatkuvaa tukea elintarviketurvallisuuden avuksi.

 

Tehtävät tehtäväksi

Ruokaa tarjoava yritys joutuu vääjäämättä tekemisiin monenlaisten elintarviketurvallisuuspykälien kanssa, joita sekä sinun että työntekijöidesi tulee noudattaa. Usein tämä näkyy konkreettisesti omavalvonnan paperivuorina, joita täytellään päivittäin ja arkistoidaan tarkastusta varten.

Tarkastellaan siis ensimmäiseksi keittiön prosesseja ja niihin kuuluvia tehtäviä, jotka näitä vuoria kasaavat. Toimivien prosessien ja oikeiden tehtävien avulla henkilökuntasi on tehokkaampaa ja toimintasi pyörii nikottelematta. Tämä vaatii kuitenkin sitä, että huomio kiinnitetään oikeisiin asioihin ja tehtäviin.

Useinhan erilaisia prosesseja ohjataan paperisten tehtävälistojen ja -kirjausten avulla, mahdollisesti käyttäen apuna taulukkolaskentaohjelmia tai vastaavia, joiden avulla sääntelynmukaisuutta esitellään valvoville viranomaisille.

Jo pelkästään tämän lähestymistavan ajattelemisen työläys saa hien puskemaan ohimoille.

Onneksi olemme kuitenkin sellaisessa taitekohdassa, jossa tehtävien ohjaukseen ja omavalvontaan on olemassa digitaalisia työvälineitä. Näin tehtävien hallinnasta, seurannasta ja kirjauksista saadaan likipitäen idioottivarmaa ja helppoa.

Digitaalinen tehtäväaikataulu

Alchemy Systemsin tekemä 2020 Global Food Safety Training Survey -kysely paljasti että 67% kyselyyn vastanneissa organisaatioissa työntekijöillä jäi elintarviketurvallisuuteen liittyviä tehtäviä tekemättä, vain 37% käyttää apunaan teknologiaratkaisuja ruokaturvallisuuden hallintaan ja 75%% ei dokumentoi työntekijöiden suoriutumista työpäivän aikana mitenkään.

Tulokset eivät ehkä suoraan vertaudu Suomen oloihin, mutta antavat ajatuksen aihetta.

 

Menestyksen avaimet kännyssä

Digitaalinen elintarviketurvallisuuden ja laadunhallinnan ratkaisu tarjoaa työntekijöillesi tehtävät, korjaavat toimenpiteet ja toimintaohjeet suoraan älypuhelimeen, samalla kun sinä hallinnoit kaikkea keskitetysti pilvipalvelun kautta.

Näin saat automatisoitua tiettyjä tehtäviä ja helpotettua loppujakin, samalla vapauttaen työntekijöiden aikaa tulokselliseen työhön.

Pilvipalvelun perusnäkymä

Yksi keino vapauttaa ihmistyötä on muuttaa lämpötilanseuranta automaattisiksi sensorien tekemiksi mittauksiksi, jossa tiedot siirtyvät suoraan pilvipalveluun. Tällainen lähestymistapa toimii erittäin tehokkaasti pakastimissa, jääkaapeissa, uuneissa ja kaikenlaisissa varastotiloissa.

Itse asiassa, mitä tahansa mittaatkin tällä hetkellä käsin, sen saa todennäköisesti tehtyä myös sensoreilla. Ottamalla automaattiset hälytykset käyttöön voit myös olla varma, että yksikään laitteiden hajoaminen tai oven auki jättäminen ei enää jää huomaamatta.

Suurin askel on kuitenkin siirtää tehtävienhallinta ja sääntelynmukaisuudesta huolehtiminen papereilta digitaaliseksi. Tämä antaa mahdollisuuden hallinnoida laajasti tehtäviä toimipaikka- ja työntekijäkohtaisesti.

Kun työntekijöillä on sitten aikataulutetut tehtävät, ohjeet niiden suorittamiseen ja mahdollisiin korjaaviin toimenpiteisiin aina mukanaan älylaitteessa, tämä auttaa heitä toimimaan itsenäisesti hyvin pian perehdytyksen jälkeen.

Ja kun ohjeet ja tehtävät ovat ajan tasalla, kaikki työntekijät seuraavat tehokkaasti määriteltyä työprosessia. Samalla tietotaito pysyy organisaatiossa myös siinä tapauksessa, että pitkäaikainen työntekijä jättäisi yrityksen.

Kiireessä on aina mahdollista, että jotakin jää tekemättä: ehkä kädet jäivät pesemättä, ehkä jokin alue jäi desinfioimatta tai ehkä lämpötilan mittaukseen kirjoitettiin tulos päin honkia.

Virheet, vaikka tahattomatkin, voivat käydä äkkiä kalliiksi.

Digitaalisen ratkaisun avulla voit tarjota työntekijöillesi onnistumisen avaimet.

 

Sensire – Aina puolellasi

Työntekijäsi ovat avainasemassa, kun puhutaan elintarviketurvallisuudesta ja omavalvonnasta. Sensiren digitaalinen ratkaisu auttaa heitä täyttämään roolin vaatimat saappaat entistä paremmin.

Ja tämä tarkoittaa paljon muutakin kuin vain sitä, että henkilökunta saa uuden mobiilisovelluksen ihmeteltäväkseen.

Pilvipalvelussa kaikki työntekijöiden ja sensoreiden keräämä data eri toimipaikoilta kootaan yhteen analysoitavaksi. Näin voit löytää prosessin pullokaulat, avata ne ja säästää aikaa, rahaa ja vaivaa. Samalla asiakkaidesi kokemus palvelun laadusta paranee.

Sekä tieto ongelmista että parannuksista on helppo jaella työntekijöille napin painalluksella. Samalla kaikki raportointiin ja auditointeihin vaadittava tieto löytyy helposti yhdestä paikasta. Elintarvikeviranomaisten vaatimusten täyttäminen ei ole koskaan ollut tämän helpompaa.

***

Jos sinulle jäi mieleen jotakin kysyttävää tai tahdot tietää, miten digitaaliset ratkaisut voisivat tukea omaa elintarviketurvallisuuden ja laadun varmistamistasi, ota meihin yhteyttä, pyydä nähdä demo järjestelmästä tai varaa aika konsultaatioon!

 

Teemat: omavalvonta, omavalvontatehtävät, elintarviketurvallisuus

       
Stefan Steinhoff
Stefan Steinhoff

Marketing Trainee

Tilaa englanninkielinen uutiskirjeemme

Lue myös