Tällä kertaa päästämme blogissa ääneen Sensiren digitaalisen omavalvonnan asiakkaita. He kertovat esimerkiksi siitä, mihin haasteisiin ovat lähteneet hakemaan vastauksia digitalisaation avulla, minkälaista digitaalisen ratkaisun käyttö on ollut ihan käytännössä, sekä mitä hyötyjä he ovat uudella tekemisen tavalla saaneet. Käydään siis pidemmittä puheitta aiheeseen kiinni.

Miksi asiakkaamme ovat halunneet digitalisoida omavalvontansa?

Syitä digitaalisen omavalvonnan käyttöönottoon on varmasti yhtä monta kuin on sen käyttäjiä. Pari teemaa kuitenkin erottuu useammankin asiakkaan kertomuksissa, näistä tärkeimpinä prosessien läpinäkyvyys sekä työn helpottaminen ja nopeus.

Esimerkiksi Joensuussa kunnan ateriapalveluja tarjoavan Polkka Oy:n toimitusjohtaja Hannele Portman kertoo seuraavaa Sensiren digitaalisen omavalvonnan hankkimisen syistä: ”Halusimme läpinäkyvyyttä tärkeimpiin ravintopalveluidemme prosesseihin. […] Eviran tarkastajilla on käytössään tunnukset pilvipalveluumme, eli he voivat tarkastella poikkeamatietoja, milloin vain."

Läpinäkyvyys Pokka Oy:n toiminnassa laajeni ratkaisulla siis myös oman organisaation ulkopuolelle, helpottaen samalla elintarviketurvallisuudesta vastaavan viranomaisen kanssa toimimista.

AS Tallink Grupp:n Food & Beverage Manager Külli Joakit on järjestelmän hankkimisen syistä hyvin samoilla linjoilla:

”Ruokaturvallisuus on jatkuva, perustavanlaatuinen ja ratkaiseva kysymys kaikessa aluksilla tapahtuvassa ruuan, juomien ja raaka-aineiden käsittelyssä. Halusimme siksi ottaa käyttöön automaattisen omavalvontaratkaisun, joka yksinkertaistaisi seurantaprosesseja, parantaisi tehokkuutta sekä takaisi tarkan ja luotettavan tiedonkeruun.”

 Esimerkiksi tällaisiin haasteisiin Sensiren Omavalvonta on siis tarjonnut ratkaisuja, mutta miten se on asettunut osaksi sitä tavallista työpäivää? Annetaan taas asiakkaiden itsensä kertoa!

Digitaalinen omavalvonta osana keittiön työtä

Itse omavalvontaan ei tietenkään saa vaikuttaa se, miten tulokset lopulta kirjataan ja säilytetään – samat tehtävät on suoritettava omavalvontasuunnitelman mukaisesti, ihan siitä huolimatta valitaanko digitaalinen vai paperi-ja-kynä -ratkaisu.

Eroa on kuitenkin siinä, kuinka paljon lisätyötä mittaaminen ja kirjaukset aiheuttavat. Kun mittaustulokset ja kirjaukset tallentuvat ilman ylimääräistä vaivaa suoraan tietokantaan, se on nopeampaa kuin jos mittaukset ja kirjaukset tehtäisiin erikseen.

Mutta annetaan Palveluesimies Eija Heinosen Varkaudesta kertoa, kuinka digitaalinen omavalvonta on istunut heidän toimintaansa:

”Tämä on myös ihan iso osa ihan työntekijän työpäivää. Esimerkiksi kun meidän kokki tekee monta sarjaa tiettyä ruokaa, niin hän mittaa kaikista eristä lämpötilat ja tallentaa ne mobiililaitteella.

Samoin kaikki omavalvontanäytteet kirjataan samaan tapaan, kuten myös tietyt siivoustehtävät. Varastohenkilö taas puolestaan tekee tavaran vastaanotossa vastaanottotarkastuksia mittaamalla lämpötiloja tuotteista.

Eli jokaiselle työntekijälle löytyy ne omat tehtävät, ja kun henkilö kirjautuu tietylle laitteelle, niin sieltä nousee juuri ne hänelle kuuluvat päivän tehtävät.”

Heinolassa puolestaan käytetään vielä rinnakkain sekä digitaalista että paperille tehtävää omavalvontaa, kuten Palvelupäällikkö Elsi Lääveri kertoo.

”Meillä ruokapalveluissa mitataan lämpötiloja eri tilanteissa, eli tavaran vastaanotossa, valmistuksessa, tarjoilussa ja säilytyksessä, jotka ovat ne meidän päämittauskohteet.

Mittaustulokset sitten joko kirjotetaan kynällä paperille ja säilytetään arkistoissa se kolme vuotta, että terveystarkastaja voi ne tarkastaa - tai sitten meillä on nämä kolme kohdetta, joissa on tämä Sensiren järjestelmä, ja siinä tapauksessa mittaustulokset ovat tallessa Sensiren pilvipalvelussa.

Lämpötilamittausten lisäksi meillä tehdään myös hygieniamittauksia, eli Hygicult-näytteitä ja niiden tulokset joko tallennetaan Sensiren pilveen, tai sitten näissä pienissä kohteissa, joissa ei vielä Sensireä ole, niin kirjataan paperille.

Sensire-kohteissa kirjataan myös keittiön siivoustehtäviä. Silloin on helppo seurata, mikä siivoustyö on suoritettu ja erityisesti harvoin tehtävät siivoustyöt tulevat tehdyksi, kun niistä on merkinnät.”

Paperisesta järjestelmästä digitaaliseen siirtyminen voi myös olla huolestuttava ajatus, varsinkin jos ei tunne oloaan kotoisaksi teknologian kanssa. Meillä Sensirellä tämä on tietenkin hyvin tiedossa, ja sitä on myös aktiivisesti lähdetty ratkaisemaan. Onnistumisen tasosta kertonee seuraava lainaus YLVA:n operatiiviselta päälliköltä Paula Korhoselta:

”Meilläkin on tietysti hyvin eri ikäisiä käyttäjiä, niin ensin ajattelin, että miten siihen kaikki sopeutuvat. Nuorillehan tällainen on jo niin tätä päivää, mutta miten sitten ne vähän iäkkäämmät ihmiset?

Mutta tämä olikin rakennettu niin, että on ikä mikä vaan, niin tämä on silti helppokäyttöinen. Ja sehän pitää ollakin se lähtökohta, että on kaikille helppokäyttöinen, että sitä myös oikeasti käytetään.

Ja jos lähdetään siitä käyttäjästä, niin onhan tuo hyvin paljon miellyttävämpi tapa itse sille mittaajalle tai käyttäjälle, kun kirjaus on nopeata ja helppoa. Samoin kaikki tiedot säilyvät, kun ei ole liput ja laput hukassa.

Tietysti aluksi porukalla oli uuden opiskelua, mutta meillä on nyt tuo ollut tuolla yksikössä ollut pari vuotta, enkä ole yhtään poikkisanaa vielä kuullut, että miksi tätä ei haluttaisi käyttää.”

Näissä kommenteissa on jo noussut esiin pari Sensiren ratkaisun lähtökohtaista hyötyä, eli varmuus ja helppous, mutta lopuksi voisimme vielä katsoa, minkälaisia muita etuja ja hyötyä asiakkaat ovat digitaalisella omavalvonnalla saaneet?

Mitä hyötyä on digitaalisesta omavalvonnasta?

Yksi selkeä etu digitaalisen omavalvonnan kannalta on sen papereihin verrattuna helpompi tarkasteltavuus, minkä myös Heinolassa on pannut merkille:

”Tärkeimpänä hyötynä omavalvonnan digitalisoinnissa on varmaan selkeys mittaustuloksissa, eli ei ole mitään kirjoitusvirheiden mahdollisuutta, tai vaaraa, että ei pystyisi tulkitsemaan kaverin käsialaa. Ja tietysti kun mittaustulokset ovat tallessa siellä pilvessä, niin ei ole pelkoa, että ne pääsisivät mihinkään häviämään.”

Erityisesti tämä on tietenkin keittiö(i)tä johtavan henkilön työn helpottavaa, kun mahdollisesti useampien toimipisteiden tietoja pääsee hakemaan yksinkertaisella tietokenttähaulla paperiarkistojen penkomisen sijaan.  Samaa sanoo myös Lääveri:

”Näin johtamisen näkökulmasta on tietysti etua myös siitä, että pystyy seuraamaan useamman kohteen tietoja kerralla, ja tarjoamaan samalla myös terveystarkastajalle katseluoikeudet omavalvonnan tietoihin.”

Omavalvonnan tehtävälistojen luominen elektronisina ja niiden eri toimipaikoille kohdentaminen ovat myös olleet asiakkaidemme mieleen, kuten YLVA:n Paula Korhonen mainitsee:

"Ja sehän tässä on myös hyvää, että sen saa rakennettua ja räätälöityä juuri omanlaiseksi ja sen mukaan mitä juuri siinä yksikössä tarvitaan, ettei tarvitse mennä yhden valmiin konseptin mukaan.”

Suuri osa asiakkaistamme käyttää digitaalisen omavalvonnan lisänä myös automaattista lämpötilanseurantaa erilaisissa keittiön laitteissa kuten jääkaapeissa ja pakastimissa, joten on paikallaan mainita myös jotain tällaisen laajennuksen eduista. Näin Korhonen:

”Tietysti tässä myös näkee niin konkreettisesti mitä tapahtuu. Eli jos puhutaan vaikka jäähdytyskaapista tai kylmälaitteista, niin kun siellä on koko ajan se sensori käynnissä, niin kyllähän sitä pystyy ihan eri lailla seuraamaan.

Ja sitten kun on hälytykset, niin tulee heti ne viestit, ettei joku pakkanen ehdi sulaa. 

Meilläkin on kohteita, jotka ovat pidempään kiinni, niin näiden hälytysten avulla pystytään heti puuttumaan. Samoin pääsee nopeammin ja tarkemmin heti niihin juurisyihin kiinni.”

Lääveri on samoilla linjoilla: ”Myös ihan ajan säästöä syntyy automaattisen kylmiöiden lämpötilamittauksen kanssa siitä, että kylmiöissä ei tarvitse käydä mittarin kanssa erikseen tarkastamassa lämpötiloja, eikä tarvitse muutenkaan huolehtia kuin silloin jos tulee hälytys.

Ja Sensirehän on niin näppärä, että se ilmoittaa suoraan kännykkään, ja se antaa vielä niin nopeasti sen hälytyksen, että siinä vaiheessa tuote ei ole vielä pilalla, vaan on aikaa ryhtyä toimiin.”

Varkaudesta löytyy asiasta myös vielä konkreettisempi tapaus:

”Tästä on vaikka sellainen esimerkki, että tässä eräänä aamuna, kun heräsin ja katsoin työpuhelinta, niin huomasin, että yhdestä kylmiöstä oli tullut useampia hälytyksiä ja ajoin sitten työaamuna suoraan tähän kohteeseen.

Täällä työntekijä, joka oli aamulla tullut töihin, ei ollut huomannut katsoa kylmiön lämpötiloja ja todennäköisesti siinä olisi käynyt niin, että ne ruuat olisivat menneet tarjolle ja siinä olisi sitten ollut jopa ruokamyrkytyksen riski.

Meilläkin kun on sairaita vanhuksia palvelujen piirissä, niin hyvin herkästi, jos ruokamyrkytys tulee, niin sillä voi olla vakavat seuraukset. Eli tämä hälytys varmisti sen, että mitään ei päässyt käymään.”

Lopuksi

Asiakkaillamme on siis ollut hyviä kokemuksia digitaalisen omavalvonnan käyttöönotosta ja siitä saaduista tuloksista. Annetaan heidän vielä lopuksi kertoa yhteenvetona mielipiteensä Sensire ratkaisusta. Näin Paula Korhonen YLVA:lta:

”Itse olin juuri tässä kyseisessä toimipisteessä käymässä, johon otettiin tämä sähköinen omavalvonta, ja tuntuu kyllä siltä, että se paperinen on niin jääkautista puuhaa, että onhan tuo sähköinen tätä päivää ihan eri mittakaavassa.”

Myös Varkauden Heinonen on ollut hankintaan tyytyväinen: ”On tämä paljon järkevämpi ja helpommin seurattava kuin mikään aiempi. Kyllä minä näkisin, että tämä ajaa juuri sen asian mitä me halutaan.”

Ja lopuksi vielä Heinolan Lääverin näkemys digitaalisuuden tärkeimmästä hyödystä:

"Mutta vielä enemmän se tuo sen turvallisuuden tähän omavalvontaan, kun sen tietää olevan aika aukoton.”

Mutta miten teillä? Vieläkö teillä kirjataan omavalvontaa käsin?

Jos kiinnostus omavalvonnan digitalisointia kohtaan heräsi jutun aikana, painamalla alla olevaa painiketta voit jättää meille tietosi ja otamme sinuun pikimmiten yhteyttä.