Paperidokumentaatioista reaaliaikaisiin omavalvontakirjaustietoihin

19.10.2021 | Stefan Steinhoff

Omavalvonnan paperidokumentaatio

Ensimmäinen askel ongelman ratkaisemisessa on sen myöntäminen. Peperiin ja kynään perustuva dokumentointi- ja hallintaratkaisun käyttäminen vuonna 2020 kuuluu varmasti tähän kategoriaan.

Et pelaa Yahtzee-peliä, vaan johdat hyvin todellista liiketoimintaa, ravintolaa (ketjua), elintarvikemyymälää, catering-yritystä tai oikeastaan mitä tahansa muuta elintarvikkeisiin liittyvää liiketoimintaa.

Tulostettuja tarkistuslistoja käyttävät niin uudet työntekijät kuin johtokin muun muassa lämpötilojen seurannassa, toimitusten vastaanottamisessa ja tarkastamisessa, ruokahävikin kirjaamisessa sekä siivous ja muiden vastaavien tehtävien kirjaamisessa.

Meillä on sinulle huonoja uutisia: paperille kirjaaminen ei ole tätä päivää eikä se ole aikasi arvoista! Minkä tahansa paperipohjaisen menetelmän vertaaminen digitaaliseen ratkaisuun häviää vertailussa.

Loppujen lopuksi samat tehtävät on kirjattava riippumatta siitä, käytetäänkö paperia vai digitaalista ratkaisua, tavan ei tulisi vaikuttaa elintarviketurvallisuusprosessin onnistumiseen - mutta suuvuuteen se voi vaikuttaa.

6 tapaa, joilla paperi hidastaa työtäsi

1. Näkyvyyden puute

Sata pientä asiaa vaikuttaa siihen, että asiakkaasi ovat tyytyväisiä, mutta entä jos et näe niitä? Paperitietoihin turvautuminen kätkee kaikki olennaiset tiedot kansioihin tai laatikoihin. Sivujen penkominen ja tietojen syöttäminen laskentataulukkoon saattaa auttaa, mutta tarvittava aika on naurettava mahdollisiin tuloksiin nähden ja suhteeton verrattuna digitaaliseen ratkaisuun.

2. Ei automaatiota

Kynä ja paperi -ratkaisuun ei sisälly automaatiota. Mikään ei raportoi automaattisesti poikkeamia kirjallisista muistiinpanoista. Jos haluat erityistietoja tai yrität parantaa prosesseja, sinun on itse selvitettävä kaikki paperipinot.

3. Aikaa vievä ja virhealtista

Paperisten tarkistuslistojen täyttäminen kynällä on manuaalinen prosessi. Se on aikaa vievää, ja siihen liittyy suurempi inhimillinen virhealttius: mahdolliset kirjoitusvirheet, vaikeasti luettava muistiinpanot ja vielä vaikeammin tulkittava käsiala jne.

4. Vastuullisuuden puute

Paperilistoille voi kirjata mitä haluaa ja milloin haluaa. Epäsuosituista, mutta kriittisistä tehtävistä, kuten siivouksesta tai lämpötilatarkastuksista mahdollisisti saatu väärennetty tieto voi johtaa siihen, että paperiasiakirjat ovat kyseenalaisen tarkkoja, mikä voi johtaa isoihin poikkeamiin.

5. Ei täydellistä kirjausketjua

Jos etsit täydellistä kirjausketjua tai versiohistoriaa, paperiset asiakirjat eivät ole oikea tapa toimia. Kuten mainittu, on mahdotonta tietää kuka teki muokkauksia/ lisäyksiä tai oliko kaikki täytetty ja allekirjoitettu vaadittuna ajankohtana.

6. Matala tietoturva

Paperit katoavat helposti, niitä voidaan käsitellä väärin tai ne voivat vahingoittua - jos ne häviävät tai tuhoutuvat niitä on mahdotonta palauttaa olipa kyseessä sitten tuhoisa tulipalo tai inhimillinen erehdys. Yrityksesi koosta riippumatta tietojasi on yhtä tärkeää suojella kuin muutakin arvokasta omaisuutta.


Tule digitaaliselle puolelle, meillä on pilvipalvelu!

Sensire tarjoaa tehokkaan ratkaisun prosessien, työnkulkujen ja tarkistuslistojen digitalisointiin. Paranna tuottavuutta, selvitä vaatimustenmukaisuustarkastuksista vaivattomasti ja säästä tuntikausia ajastasi.

Kokonais ratkaisu omavalvonnan digitalisointiin

Päästä irti epäjohdonmukaisuuksista, aikaa vievästä tietojen syöttämisestä ja pitkistä koulutusajoista muuttamalla vanhentuneet paperiset tarkistuslistat ja laskentataulukot saumattomiksi digitaalisiksi työnkuluiksi. Elintarvikkeiden turvallisuustehtävät, puhtaanapitoaikataulut, toimitustarkastukset, auditoinnit jne. - me katamme kaiken.

Intuitiivinen käyttöliittymä mahdollistaa nopean pääsyn tallennettuihin tietoihin ja tehtäviin. Säädettävä roolien hallinta ja vastaavasti jaetut valtuudet pitävät roolin kannalta olennaiset tiedot keskitettyinä yksittäiselle käyttäjälle.

Kaikki tiedot kerätään automaattisesti pilvipalveluun: Jokainen tehtävä on aikaleimattu, joten näet reaaliajassa, kuka on tehnyt mitäkin. Voit määrittää tehtäväkohtaisia ohjeita tai vaatia valokuvatodistuksen suorittamisesta. Langattomat sensorit erilaisia mittauksia varten tarjoavat mahdollisuuden hälytyksiin keskeyttämättä päivittäisiä toimintoja.

 

Kaiken kaikkiaan saat selkeyttä mittaustuloksiin, vältyt tulkinnanvaraisuudelta ja tiedät, että kaikki tiedot säilytetään turvallisesti pilvipalvelussa taaten katkeamattoman kirjausketjun.

 

***

Sensiren digitaalinen laadunhallintaratkaisu voi antaa sinulle näkyvyyttä, jota tarvitset liiketoimintasi tehokkaaseen pyörittämiseen ilman, että joudut turvautumaan vanhentuneeseen paperidokumentaatioon. Siirtyminen digitaaliseen ratkaisuumme tuo sinut askeleen lähemmäs tulevaisuutta. Oletko valmis muutokseen?

Ota meihin yhteyttä

Teemat: lämpötilan mittaus, ruokaturvallisuus, tehtävienhallinta, digitalisaatio

       
Stefan Steinhoff
Stefan Steinhoff

Content Specialist

Tilaa englanninkielinen uutiskirjeemme

Lue myös