Die papiergestützte Dokumentation der Abläufe im Bereich der Lebensmittelsicherheit ist ineffizient und fehleranfällig. Digitalisierung ist die Zukunft.
In den letzten beiden Blogs haben wir über die unvorhersehbaren Herausforderungen für die Lebensmittelsicherheit geschrieben, die sowohl von Menschen als auch von der eingesetzten Technik ausgehen. Dabei haben wir auch Möglichkeiten erwähnt, wie digitale Lösungen helfen können, diese Probleme zu vermeiden. Im letzten Beitrag dieser kleinen Reihe sprechen wir einen weiteren Punkt an: die endlosen Aufzeichnungen und Dokumentation im Namen der Lebensmittelsicherheit.
Wir werden nicht müde zu erwähnen, dass die Digitalisierung von Aufzeichnungen und Notizen eine große Erleichterung ist. Dieses Mal befassen wir uns mit einem weiteren positiven Aspekt, den elektronische Daten bieten – der erleichterte Umgang mit ebendiesen Daten. Die Belastung von Küchenbetrieben bei der Einhaltung der Vorschriften kann verringert werden. Außerdem wird eine einfache Auswertung der gesammelten HACCP-Daten ermöglicht, wodurch man tiefgreifende Erkenntnisse erlangt und Prozesse verbessert werden können.
Beginnen wir mit einer kleinen Geschichte.
Vor einiger Zeit sprachen wir mit einem unserer Kunden, einem Küchenchef, dessen Aufgabe es war, sich um die Lagerung der anfallenden HACCP-Aufzeichnungen seines Betriebes zu kümmern.
Systeme für die Lebensmittelsicherheit verlangen üblicherweise die Aufbewahrung der Aufzeichnungen über eine Vielzahl von Prozessen. Im Laufe der Zeit entstehen so riesige Papiermengen. Die Lagerung der Kisten voll mit diesen Aufzeichnungen wurde so zu einem Problem, da es der Küche keinen dafür vorgesehenen Platz gab.
Die Installation unseres automatischen Überwachungssystems im Betrieb vereinfachte seine Aufgaben im Bereich des Managements der Lebensmittelsicherheit erheblich. Der Küchenchef gestand allerdings, dass für ihn das Beste an der ganzen Sache sei, sich nun endlich wieder in seiner Wohnung frei bewegen zu können. Er hatte die älteren Aufzeichnungen zur sicheren Verwahrung mit nach Hause genommen, aber auch dort wurde der Platz immer knapper.
Die Dokumentation der Lebensmittelsicherheit erzeugte im Laufe der Zeit riesige Papiermengen.
Dies ist vielleicht kein alltägliches Problem oder die üblichste Art und Weise, wie mit der Aufbewahrung von wichtigen Unterlagen umgegangen werden sollte. Es zeigt aber deutlich, wie viel Papier selbst einer Küche anfallen kann, ganz zu schweigen von der Situation, in der eine Restaurantkette ihre Unterlagen zur Lagerung und Auswertung an die Zentrale schickt.
Es ist auch bezeichnend für die Tatsache, dass durch diese Systeme zwar viele Daten gesammelt werden, es aber fraglich ist, wie viele davon jemals sinnvoll genutzt werden oder ob sie einfach irgendwo in Kisten liegen und weder neue Erkenntnisse liefern noch sonstige Vorteile bringen.
Die Geschichte zeigt, das Zeitalter der Papieraufzeichnungen neigt sich dem Ende zu – auch wenn es vielerorts noch immer die übliche Art ist, Dinge zu tun. Und das liegt vor allem daran, dass die meisten es nicht anders kennen und es sich trotz der Ineffizienz als die einfachste Option anbietet.
Auch wenn es erst mal als relativ einfach erscheint mit Papierlisten zu hantieren, wird langfristig viel mehr Arbeit verursacht, als die Einführung eines digitalen Systems jemals bedeuten würde.
Es können Probleme mit der Aufbewahrung der Aufzeichnungen auftreten. Diese müssen so gelagert werden, dass sie im Bedarfsfall zugänglich sind und lesbar sollten sie auch für jeden sein. Ein Stapel mit Papierlisten lässt sich nur mühsam in eine Form bringen, die eine hilfreiche Analyse erlaubt. All das sind Schwierigkeiten, die bei Daten in digitaler Form so nicht auftreten und somit die einfachere sowie sichere Alternative darstellen.
Verstauben Ihre Aufzeichnungen auch einfach in Kartons und bringen weder neue Erkenntnisse noch Vorteile für Ihren Betrieb?
Digital zu arbeiten heißt nicht, dass die Aufzeichnungen nun in einer Excel-Tabelle erfolgen, anstatt auf Papierlisten zu setzen. Unserer Meinung nach muss eine digitale Lösung rund im die Lebensmittelsicherheit von Anfang bis Ende digital arbeiten. Alle erhobenen Daten sollten automatisch zentral gespeichert werden. Es müssen keine Papierlisten in Excel übertragen oder Handschriften entziffert werden. Anstatt sich mit Kartons herumzuschlagen, bietet die Cloud die Möglichkeit für einfache Analyse der Daten und Prozesse.
Gerade für Restaurantketten, Catering- und Gastronomieservices mit mehreren Standorten ist die zentrale Überwachung aller Räumlichkeiten sowie Sammlung der Informationen zur Lebensmittelsicherheit von besonderer Bedeutung. Die Verwaltung und Analyse wird standortübergreifend über dasselbe Interface ermöglicht. Dadurch können Leistungen verglichen werden, bewährte Verfahren übertragen oder unerwünschte mit wenigen Klicks entfernt werden.
Ein digitales System für das Management der Lebensmittelsicherheit bringt den meisten Nutzen, wenn es die individuellen Prozesse und Abläufe im Betrieb ergänzen kann. Wir arbeiten hart daran, dies für unsere eigenen Kunden zu perfektionieren. Wie Sie anhand unserer Referenzen sehen können, gibt es nicht immer eine allgemeingültige Lösung.
Die digitale Dokumentation ist auf dem Vormarsch und es ist leicht zu erkennen warum. Es ist nicht nur sicher, sondern auch einfach, umfassend, analysierbar und überprüfbar. Aber wie macht sich das in der Praxis bemerkbar?
Bei einem digitalen System werden alle Aufzeichnungen direkt in einem zentralen System gespeichert und für die Analyse bereitgestellt. Im besten Fall funktioniert dies automatisch, oder maximal mit ein paar wenigen Knopfdrücken.
Das spart Zeit und Mühe, sowohl für die Mitarbeiter, die die Aufgaben erledigen, als auch für die Geschäftsleitung, die deren Ausführung überwacht.
Wenn Abläufe mit smarten Geräten aufgezeichnet werden, ist es einfach Anleitungen zu geben und zu Unterstützen. Es können Workflows für Überwachungsaufgaben erstellt werden und bei Bedarf Warnmeldungen oder Korrekturmaßnahmen eingerichtet werden. Durch die einfache Analyse der gesammelten Daten lassen sich gute Praktiken leicht in alle Standorte übertragen.
All dies bietet das Potenzial für ein viel einfacheres Risikomanagement und eine einfachere Prävention im Bereich der Lebensmittelsicherheit.
Mit einer zentralisierten Datenerfassung und -speicherung müssen Sie ihre Standorte nicht mehr einzeln abarbeiten. Das bedeutet, dass Sie die Daten an einem Ort für eine einfache Analyse zusammenstellen und damit die Leistung der verschiedenen Küchen miteinander vergleichen können. Mit wenigen Klicks bekommen Sie Erkenntnisse darüber, was funktioniert und was nicht.
Sie können den zuständigen Behörden die Berechtigung geben Ihre Aufzeichnungen zur Lebensmittelsicherheit direkt in Ihrem System einzusehen – somit müssen Sie die relevanten Daten nicht mehr selbst für Inspektionen zusammenstellen. Basierend auf Gruppenrichtlinien kann auch anderen Stakeholdern Zugriff gewährt werden und Sie können spezifische Berichte auf Knopfdruck erstellen.
All dies erleichtert und beschleunigt die Handhabung der Compliance-Berichte sowie den internen Austausch von Leistungsindikatoren (KPI).
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Hiermit beenden wir diese kleine Reihe zur Verbesserung von Prozessen im Bereich der Lebensmittelsicherheit. Wenn Sie Fragen haben oder sehen wollen, wie wir Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Abläufe rund um die Lebensmittelsicherheit helfen können, dann setzen Sie sich doch einfach mit uns in Verbindung. Wir unterhalten uns gerne über die potenziellen Vorteile für Ihr Unternehmen.
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