Omavalvontasuunnitelma vai omavalvontajärjestelmä? Mikä muuttui?

Mikä siis muuttui?

Nykyisellään laki siis sanoo seuraavaa: ” Elintarvikealan toimijalla on oltava järjestelmä, jonka avulla toimija tunnistaa ja hallitsee toimintaansa liittyvät vaarat ja varmistaa, että elintarvike ja sen käsittely täyttävät elintarvikemääräyksissä asetetut vaatimukset. Toimijan on kirjattava omavalvonnan tulokset riittävällä tarkkuudella.”

Merkittävän muutos omavalvonnan kannalta katsottuna on siis se, että toimijoilta ei enää vaadita omavalvontasuunnitelmaa erillisenä dokumenttina. Ymmärrettävästi useammatkin asiakkaamme ovat joutuneet pohtimaan muutoksen vaikutuksia niin omaan toimintaansa, kuin myös Sensiren omavalvontaan.

Tästä syystä olemme itsekin kyselleet asiasta ruokavirastolta ja muilta viranomaistahoilta. Näiden keskustelujen perusteella näyttäisi siltä, että muutos lakitekstissä ei lopulta aiheuta suuria muutoksia käytännön työssä.

Toisin sanoen lain tulkinta menee jokseenkin niin, että vaikka omavalvontasuunnitelmaa ei nimenomaisesti vaadita, riskit tulee edelleen tunnistamisen ja niitä täytyy seurata ja hallita.

Olemassa olevalla suunnitelmalla ja sitä tarvittaessa päivittämällä tässä tapauksessa siis myös varmasti pärjää, mutta uudistus antaa liikkumavaran tehdä asioita myös helpommin.

Mikä omavalvontajärjestelmä?

Selvä. Omavalvontasuunnitelmaa ei siis erillisenä asiakirjana vaadita, vaan tärkeintä on, että jokaiselta elintarvikealan toimijalla on järjestelmä, jolla toiminnan riskejä hallitaan.

Mutta mikä sitten on tämä järjestelmä, josta laissa puhutaan?

Käytännössä järjestelmälle ei tässä vaiheessa ole vakiintunutta määrittelyä, mutta viranomaiskanta näyttäisi olevan, että omavalvontajärjestelmäksi hyväksytään sellainen toimiva ja systemaattinen lähestymistapa, jolla riskit tunnistetaan ja hallitaan. Lisäksi mitä läpinäkyvämpi tämä järjestelmä on, niin sen parempi.

Eli aivan kuten ennenkin tavoitteena on, että kartoitetaan ja tunnistetaan toiminnan riskit ja rakennetaan niiden minimointiin tai eliminoimiseen tähtääviä toimintoja kriittisiin ja tarpeen mukaan myös muihin kontrollipisteisiin.

Tämän lisäksi tallennetaan ja mitataan muita aiheeseen liittyviä parametrejä, kuten jäljitettävyyteen liittyviä tietoja, siivoustapahtumia jne. jne.

Tietysti tällaista riskikartoitusta on tähänkin asti tehty kunnallisen elintarvikevalvonnan antamien ohjeiden avulla, eikä tämä varmasti tule muuttumaan. Nyt siis vain järjestelmä voi olla jokin muukin kuin omavalvontasuunnitelma vaadittuna dokumenttina.

Sensiren asiakkaiden kannalta myös digitaalinen omavalvonnan tekeminen ja osittain jopa riskien tunnistuskin sopivat myös omavalvontajärjestelmän raameihin.

Sensiren digitaalisesta pilvipalvelusta kun lopulta löytyvät yleensä kaikki asiakkaidemme kontrolloimat kriittiset pisteet, joten niiden kautta on mahdollista osoittaa, että riskit on sekä tunnistettu että hallittu.

Mitkä ihmeen riskit?

Palataan vielä lopuksi vähän tuohon sanaan ”riski”. Jutellessamme eri toimijoiden kanssa olemme huomanneet, että riskit on kyllä pääasiassa hyvin tunnistettu, mutta jotkin niistä nousevat esiin useammin kuin toiset sekä asiakkaisilla että viranomaisilla.

Viranomaisen näkemys on, että selkeästi eniten haasteita tulee vastaan lämpötilanvalvonnassa, tilojen ja laitteiden kunnossa- ja puhtaanapidosta sekä yleishygienian ylläpidosta.

Asiakkaat tunnistavat saman myös, sillä kiireessä asioita välillä unohtuu. Ja erityisesti silloin kun kyseessä on tehtäviä, joita suoritetaan harvemmin, kuten vaikka puolivuosittaiset hygieniamittaukset.

Toisaalta välillä ongelma ei ole edes tämä, vaan yksinkertaisesti se, että kirjaukset jäävät tekemättä, vaikka itse tehtävä olisikin tehty.

Tässä Sensiren ratkaisut ovatkin omimmillaan, sillä digitaalinen omavalvontajärjestelmä erityisesti proaktiivisena ratkaisuna voi tulla enemmän avuksi siinä, että työntekijät muistavat tehdä vaaditut tehtävät, sekä kaikki vaaditut asiat myös tulevat kirjatuiksi.

Ja jos mietitään hetki pandemiatilannetta, jossa nyt eletään, on digitaalisella ratkaisulla erittäin helppoa tehdä tehtäviin muutoksia. Tämä koska niiden jalkauttaminen ei vaadi erillisiä toimia, vaan on nopeaa myös johtamisen näkökulmasta.

Eli kun monessa paikka tilanne vaatii siivous- ja hygieniatehtävien lisäämistä, se on helppo tehdä digitaalisesti. Ja kun tehtävät päivittyvät työntekijöille saman tien ja niistä myös muistutetaan sovelluksen kautta, ne tulevat varmasti tehtyä eikä unohduksen tai väärinymmärryksen vaaraa ole.

Samalla vähenee johdon tarve kysellä ja varmistaa, onko ohjeistus ja lisätyt tehtävät varmasti tulleet sekä ymmärretyiksi että tehdyiksi.

Tarvitsetko apua?

Digitaalisten ratkaisujen käyttöönotto voi tietysti myös jännittää tai huolestuttaa. Ja mistä tietää, onko jokin ratkaisu oikea juuri minulle, varsinkin kun ennenkin on pärjätty ihan kynällä ja paperilla?

Sen takaamiseksi, että tämän kanssa ei tarvitse jäädä yksin vaan apua on tarjolla, olemme Sensirellä lanseeranneet konsultointiapua nyt elintarvike- ja ruoka-alan toimijoille.

Maksuton puolen tunnin Skype-tapaaminen omavalvonta-asiantuntijamme kanssa voi olla juuri se juttu, jonka avulla saat varmuuden siitä, tarvitsetko jotain modernimpaa vai pärjääkö entisellä tyylillä edelleen sinun tarpeisiisi riittävästi.

Klikkaa siis tästä itsesi valitsemaan sinulle parhaiten sopivaa konsultointiaikaa. Katsotaan yhdessä, riittääkö sinulle paperinen omavalvontasuunnitelma voi olisiko nyt aika testata digitaalista omavalvontajärjestelmää!