Miten ehkäistä ongelmia ammattikeittiöiden prosesseissa? Käymme läpi miten tunnistaa ongelmien juurisyitä ja miten asettaa niille johdonmukainen seuranta.
"Tommi! Nyt Tinderi kiinni, hiusverkko päähän ja töihin"
Ammattikeittiöistä löytyy potentiaalisesti paljon pieniä asioita, jotka aiheuttavat yrittäjälle harmaita hiuksia.
Välillä kyseessä on pikkuasioita, kuten miten pitää Tommi poissa Tinderistä työajalla.
Mutta toisinaan törmätään monimutkaisempiin ongelmiin, jotka voivat käydä kalliiksi.
Esimerkiksi:
Lyhyellä tähtäimellä on tietysti ymmärrettävää, että välillä sattuu virheitä. Mutta jos virheiden syihin ei puututa, ne voivat alkaa kasaantua.
Tilanne on kuin sammakolla keittokattilassa: vesi kuumenee niin huomaamatta, että konnapolo ei hoksaa keittyvänsä hengiltä.
Ei kannata jäädä tuleen makaamaan.
Miten sitten tunnistaa ongelmien kasautuminen?
Helpointa tietysti on, jos keittiön toiminnan ja prosessien seuraamiseen on valittu jokin systemaattinen tapa. Jos se on kovin raskas tai puuttuu kokonaan, on ehkä helpompaa tukeutua henkilökohtaiseen havainnointiin.
Lähettävätkö asiakkaat esimerkiksi paljonkin annoksia takaisin keittiöön? Meneekö paljon ruokaa roskiin joko annos- tai tarjoiluhävikistä?
Tällaiset merkit kertovat siitä, että joko ruuan laadussa tai annoskoossa on jotain pielessä – ja joka tapauksessa kaikki roskiin menevät raaka-aineet tarkoittavat hukattuja tulomahdollisuuksia.
Vääriin annoskokoihin on sinänsä helpompi vaikuttaa kuin laatuongelmiin. Laatuun kun voi vaikuttaa useampi asia, joten juurisyihin on siksi hankalampi päästä käsiksi.
Eli ehkä työn laatu ja prosessien osaaminen vaatii parannusta?
Toisaalta myös käytetyt ainekset voivat olla huonompilaatuisia kuin mitä odotit. Mutta olivatko ne sitä jo saapuessaan, vai pääsikö laatu heikkenemään oman toimintasi vuoksi?
Tilanteen korjaaminen lähtee aina ongelmien lähteen tunnistamisesta.
Mistä sitten tietää, onko ongelma ihmisissä vai prosesseissa?
Ammattikeittiössä pitäisi tietysti olla jo lähtökohtaisesti kattava seuranta kaikille ruokaturvallisuuteen, laatuun ja hygieniaan liittyville tehtäville.
Tätä kautta olisi sitten helppoa käydä läpi prosesseista kerättyjä tietoja ja tunnistaa, onko jossain ilmennyt laatuun liittyviä haasteita.
Usein tämä kuitenkin tarkoittaa, että on käytävä läpi huomattavia määriä paperilomakkeita. Olettaen että työntekijät ovat hoitaneet vaaditun dokumentoinnin tunnollisesti, mahdollisten ongelma-alueiden löytämisen pitäisi kuitenkin olla mahdollista, vaikkakin työlästä.
(Tietysti jos näin on, löytyy ongelman havaitsemisen ja sen korjaamisen väliltä selkeä ongelma, joka kannattaa myös korjata hetimiten.)
Jos prosessiin liittyvät asiakirjat eivät tuo esiin ongelmia tai jopa puuttuvat kokonaan, ongelman juurisyy löytyy todennäköisemmin ihmisissä, sekä prosessin toiminnan että sen raportoinnin osalta.
Pitää kuitenkin muistaa, että ihmiset harvemmin tekevät virheitä pahantahtoisuuttaan. On todennäköisempää, että taustalla on joko väärää tietoa (kuulopuheena kulkevia käytäntöjä löytyy työpaikalta luin työpaikalta) tai alikoulutettuja työntekijöitä.
"Mutta Tommi sanoi, että moottoriöljy ja ruokaöljy ovat periaatteessa samaa tavaraa"
Tässä tapauksessa henkilökunnan kouluttaminen (tai koulutuksen kertaus) keittiösi oikeisiin toimintatapoihin ja prosesseihin, raportointikäytännöt mukaan lukien, pitäisi korjata laatuongelmat tai ainakin auttaa löytämään niiden lähde.
Saattaa olla myös paikallaan investoida digitaaliseen laadun- ja tehtävienhallintaratkaisuun, jolla voi ajastaa, seurata ja ohjeistaa keittiön prosesseja ja yksittäisiä työtehtäviä automaattisesti. Näin on helpompi pysyä kärryillä siitä, mitä ravintolassasi tapahtuu ja tapahtuuko se oikein.
Samalla on tietysti helpompi tunnistaa ongelmia, ohjata niiden ratkaisemista ja miksei kehittää parempia työtapoja kaiken kerätyn tiedon perusteella.
Kuulostaa kalliilta, eikö niin? Sitä paitsi, miksi maksaisit ohjelmistolisenssejä, kun yhtä hyvin voit printata listoja paperille ja päästä paljon halvemmalla?
Eli miksi vaihtaa käytännössä ilmainen paperilomake maksulliseen järjestelmään?
Ja tottahan se on, paperi toimii teoriassa todella hyvin
Ainakin niin pitkään, kun niihin papereihin ei tarvitse koskea.
Ongelmatilanteissa kuitenkin juurisyiden selvittämiseen menee rutosti aikaa, jos joka kerta joutuu penkomaan läpi mapeittain paperidokumentteja sitä oikeaa tietoa etsiessä.
Toisin sanoen paperi on ilmaista vain siinä tapauksessa, että ihmistyölle ei lasketa hintaa.
Sähköiset järjestelmät hakkaavat nimittäin paperin joka kerta, kun isosta tietomäärästä pitää kaivaa juuri ne oikeat asiat ja vielä jotenkin järkevässä ajassa.
Digi päihittää paperin, mutta entäpä kivi?
Lomakkeiden täytön unohtumisesta ja raportointiongelmista mainitsinkin jo aiemmin. Paperien kanssa pelatessa tulee usein eteen myös selkeästi vääriä merkintöjä, täysin käsittämätöntä käsialaa ja jopa puuttuvia lomakkeita.
Nämä kaikki voivat aiheuttaa hankaluuksia, erityisesti tietenkin auditointitilanteessa.
Edellä mainittujen hankaluuksien ehkäisemisen lisäksi digitaalisratkaisut voivat auttaa myös perehdyttämis- ja koulutusasioissa, mikä meidän kokemuksemme mukaan on monessa paikassa ollut iso plussa.
Tietysti kaikki tämä voidaan hoitaa myös paperilla ja henkilötyönä, mutta onko siihen käytetty aika sen arvoista?
Se onkin jo ihan toinen kysymys.
***
Jos haluat kuulla lisää siitä, miten digi hakkaa paperin, ota yhteyttä!
Voit myös ladata digitaalisen omavalvonnan oppaamme, jossa pääset tutustumaan tarjoamaamme järjestelmään ja sen mahdollisuuksiin: Lataa opas täältä!
Ihmisten tekemät virheet tapahtuvat usein yllättäen ja voivat vaarantaa elintarviketurvallisuuden ja -laadun. Lue, miten tämä ongelma voidaan...
Mitkä ovat franchising- ketjun suurimmat hallinnoinnin haasteet ja miten saavutetaan yhtenäinen ja laadukas brändi digitalisaation avulla?
Mitä tarkoittaa HACCP ja kuinka HACCP-metodin 7 periaatetta viedään käytäntöön koko prosessin valvomiseksi? Me autamme sinut alkuun.