Franchising - ketjun hallinnoinnin haasteet

Franchising antajan keskeisimpiä haasteita ovat nopean kasvun ja brändin yhtenäisyyden hallinta. Toimipisteiden ja uusien yrittäjien lisääntyessä on haasteellista seurata ketjun toiminnan laatuvaatimuksia ja turvallisuutta. Ketjussa toimivilla yrittäjillä on erilaisia tarpeita ja vaatimuksia joihin Franchising antajan tulisi pystyä vastaamaan. Franchising antajan tulee siis mahdollistaa yrityksen nopea kasvu unohtamatta yrityksen päivittäisten toimintojen seurantaa ja ylläpitämistä.

Dokumentointi on liikesuhteen keskeisin osa

Tiedetään, että Franchising ottajan ja franchising antajan välinen yhteistyö muodostuu läpinäkyvästä dokumentaatiosta. Mutta yhteistyö ei ole aina mutkatonta ja ongelmakohdiksi nousevat päivittäisen toiminnan seuranta sekä johtaminen. Miten franchising-yrittäjä onnistuu saamaan tarvittavat asiakirjat helposti ja varmistutaan siitä, että ne ovat ajan tasalla? Miten franchising-yrittäjiä voidaan tukea heidän päivittäisissä rutiineissaan niin että menettelyt ja prosessiohjeet ovat selkeitä? Miten voidaan varmistaa, että ohjeistuksia ja sääntöjä noudatetaan koko organisaatiossa yhdenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla? Miten voidaan suojella brändiä väärinkäytöltä?

Digitaalinen tehtävienhallinta

Yhtenäisten toimintamallien seuranta ja hallinta ovat franchising-antajan suurimpia haasteita. Järjestelmän digitalisointi on ratkaisu monitasoisen ongelman selättämiseen. Digitaalisen tehtävänhallintajärjestelmän avulla prosesseja voidaan kartoittaa ja valvoa keskitetysti. Tämä helpottaa organisointia. Työprosesseja voidaan luoda ja mukauttaa yksilöllisesti, ja ne voidaan jakaa samankaltaisille franchising yrittäjille. Näin kaikki ketjun yrittäjät saavat tietoa ajankohtaisista tehtävistä. Tallennettujen tietojen ansiosta uusien franchising-yrittäjien aloittaminen on nopeampaa ja virhealttius vähenee.

Ravintola-alan päivittäisiin rutiineihin kuuluu mm. ruokaturvallisuutta ylläpitäviä tehtäviä. Digitalisen dokumentaation avulla arkaluonteisten prosessien, kuten omavalvonta- ja hygieniaprosessien noudattamista voidaan tarkastella avoimesti pilvipalveluun tuotetun datan kautta. Kirjaukset tehdään mobiilisovelluksella ja jokainen kirjaus on jäljitettävissä. Tämä estää tulosten manipulointia. Liiketoiminnan perustamiseen ja pyörittämiseen liittyvä digitaalinen dokumentointi säästää työaikaa ja kuluja. Mobiilisovellus tarjoaa jokaiselle työntekijälle ajantasaisen tehtävälistan toimintaohjeineen, joka varmistaa, että vaaditut tehtävät suoritetaan oikealla tavalla oikeaan aikaa. Jokaisen toimipaikan tehtävien tulokset ovat saatavilla pilvipalvelusta 24/7 ja tämä vähentää tarvetta mm. paikan päällä tehtäville tarkastuksille. Kaikki asiaankuuluva dokumentointi, poikkeamat, keskeneräiset tehtävät jne. ovat digitaalisessa muodossa ja reaaliajassa saatavilla sekä nähtävissä mistä tahansa paikasta. Asiakirjojen avoimuus ja jäljitettävyys lisäävät franchising yrittäjien yhdenmukaisuutta ja vahvistavat näin brändin suojaa.

Toimipisteiden prosesseja voidaan optimoida kerätyn datan avulla

Myös franchising yrittäjät hyötyvät digitaalisen dokumentoinnin eduista. Digitaalinen dokumentointi helpottaa toimipisteessä tapahtuvaa johtamista, tehtävänhallintaa ja kehitystä. Kun dataa tuotetaan keskitettyyn pilvipalveluun reaaliaikaisesti, voidaan keskittyä mm. ruokahävikin määrään, kylmälaitteiden lämpötilojen optimointiin sekä henkilöstön ohjeistukseen että tehtäviin tarkemmin. Tuotetun datan systemaattisella arvioinnilla voidaan tunnistaa ja toteuttaa tehokkuutta lisäävät tekijät. Toimintaa optimoimalla voidaan parantaa toimipisteen prosesseja. Sillä on liiketoiminnan tulosta parantava vaikutus. Digitaalisen datan avulla voidaan arvioida myös toimittajien laatua. Esimerkiksi vastaanottotarkastuksissa voidaan kuvata lähetyksen poikkeamat sekä reklamoida niistä toimittajalle.

Franchising-yrittäjien päivittäisen arjen auttaja

Franchising ketjuilla on yhtenäiset laatuohjeet ja standardit. Yleisesti sovellettavat laatuohjeet ja standardit luodaan franchising-antajan määrittelemien laatuvaatimuksien mukaisesti. Helposti pilaantuvien elintarvikkeiden käsittelyssä seuranta käytäntöön kuuluu esimerkiksi lämpötilan mittaus ja dokumentointi. Kyseessä on säännöllisesti suoritettava ja erittäin virhealtis prosessi. Virheiden ja paperille kirjattujen mittausten vuoksi seuranta ja data on ollut epäluotettavaa, eikä sitä ole voitu hyödyntää yrityksen toiminnan tehostamiseen. Virheelliset mittaukset ja hyödyntämätön data eivät ole tuottaneet lisäarvoa yrityksen toiminnan tulokseen. Automatisoitu ja digitaalinen lämpötiladokumentointi on ratkaisu henkilökunnan ja franchising-yrittäjien työtaakan keventämiseksi.

Automaattinen lämpötilaseuranta takaa virheettömän sekä aukottoman mittauksen halutuista mittapisteistä. Kaikki kylmälaitteet, lämpöhauteet sekä esimerkiksi astianpesukoneet voidaan varustaa automaattisella lämpötilaseurannalla. Mittaustulokset siirtyvät automaattisesti pilvipalveluun, josta tulokset ovat aina tarkasteltavissa. Järjestelmään voidaan asettaa tekstiviesti- tai sähköpostihälytykset, jos asetetuista lämpötilarajoista poiketaan. Automaattinen lämpötilavalvonta varmistaa, että lämpötila säilyy jatkuvasti valvottuna. Se poistaa myös inhimillisen unohduksen vaaran sekä parantaa jäljitettävyyttä. Yöllä rikkoontuneen kylmälaitteen sisältö voidaan pelastaa, kun hälytys lämpötilarajojen poikkeamasta saadaan ajoissa.

Tehtävienhallintajärjestelmän ja automaattisen lämpötilanvalvonnan yhdistelmä tarjoaa ratkaisun päivittäisiä franchising-prosesseja varten.

***

Sensire tarjoaa sinulle kattavimman digitaalisen laadun- ja vaatimustenmukaisuudenhallintaratkaisun, joka pitää sisällään tarvittavat työkalut liiketoimintasi tehokkaaseen pyörittämiseen. Mukautuva järjestelmämme antaa sinulle ainutlaatuisen näkyvyyden prosesseihisi, jota olet aina halunnut. Jos sinulla on kysyttävää tai haluat live-demon, ota rohkeasti yhteyttä suoraan meihin.