Vinkkejä onnistuneeseen elintarviketurvallisuusauditointiin

04.11.2021 | Stefan Steinhoff

Onnistuneen auditoinnin rakennuspalikat

Elintarviketurvallisuusstandardeja on lukuisia ja keskenään kilpailevia - BRC, BRCGS ja ISO 22000 vain muutamia luultavasti tuttuja lyhenteitä mainitakseni. Jokaisella standardilla on omat erityisvaatimuksensa, ja ne on suunniteltu mittaamaan prosessien eri näkökohtia ja parantamaan elintarviketurvallisuutta. Standardien mukaisessa ympäristössä auditoinnit antavat sinulle mahdollisuuden tunnistaa tapoja kehittää prosessejasi.

Elintarviketurvallisuuden auditoinnit voivat olla haastava ja erityisesti aikaa vievä hanke varsinkin, jos vaaditut tiedot eivät ole helposti saatavilla. Paperipinojen seulominen, oikeiden asiakirjojen etsiminen ja sotkuisen käsialan lukeminen voi pidentää prosessia ja lisätä tarpeetonta stressiä jo ennestään kiireiseen työpäivään.

Päänsäryn välttämiseksi sinun on aloitettava laadunhallinta- ja seurantatietojen keruuprosessien jäsentäminen alusta alkaen. Näin pystyt toimittamaan kaikki tarvittavat tiedot nopeasti ja tehokkaasti asianomaiselle tarkastajalle tai viranomaiselle.

Viime kädessä haluat aina olla valmis ulkoiseen tarkastukseen tai auditointiin, jotta voit välttää huonot luokitukset, huonot arvostelut, myöhemmät käynnit tai sakot. Katsotaanpa tarkemmin, mitä voit tehdä.

1. Suunnittelu - "hyvin suunniteltu on puoliksi tehty"

Onnistuneen auditoinnin ykkösprioriteetti on valmistautuminen. Alusta alkaen sinun on varmistettava, mitä prosesseja tarkastellaan ja miten niitä valvotaan, mitä standardeja yrität noudattaa sekä mitkä kriteerit sinun on täytettävä. Kaikkien saatavilla olevien tietojen kerääminen odotuksista, ohjeista ja tarvittavista lomakkeista on keskeistä onnistuneen ja tehokkaan auditoinnin kannalta.

Suunnitteluvaiheen aikana on suositeltavaa jakaa henkilöstöllesi asiaankuuluvat roolit. Auditointikoordinaattori toimii ennakoivasti, huolehtii asianmukaisista valmisteluista ja avustaa tarkastusprosessissa.

Aina on mahdollisuus palkata riippumaton kolmannen osapuolen konsultti, joka opastaa kaikissa tarkastukseen liittyvissä asioissa. He ovat aina ajan tasalla alaanne koskevista ajankohtaisista aiheista ja voivat usein auttaa teitä päivittämään prosessejanne sääntelyjen päivittyessä tai ennen tulevaa tarkastusta.

 

2. Tehokas tiedonkeruu

Onnistuneen tarkastusprosessin toinen painopiste on tiedonkeruu. Hyväksytystä elintarviketurvallisuusstandardistasi riippuen sinun on kerättävä säännöllisesti erilaista asiaankuuluviaa tietoa - mieluiten koko ajan ja reaaliaikaisesti joka paikasta.

Inhimillisten virheiden mahdollisuuden eli käsin kirjaamisen vaihtaminen digitaaliseen järjestelmään tarjoaa paljon etuja. Digitaalinen ratkaisu tarjoaa automaattisen lämpötilaseurannan ja katkeamattoman kirjausketjun. Jokainen kirjaus tallentuu automaattisesti pilvipalveluun ja sinun on helppo todistaa, että noudatat standardeja ja vaatimuksia.

Pilvipalvelumme avulla voit tarkastella digitaalista tiedonkeruuta yhdessä paikassa ja pysyä aina ajan tasalla siitä, mitä liiketoiminnassasi tapahtuu - jokaisessa toimipisteessä ja reaaliajassa.

Näkymä Sensire keskitetystä pilvipalvelusta

 

3. Raporttien luominen helposti

Tarkastuksen onnistumisen kolmas prioriteetti on näin ollen raportointi. Asianmukainen huolellisuus on olennainen osa elintarvikkeiden auditointiprosessia ja keräämäsi tiedot ovat todiste omasta huolellisuudestasi. Niiden pitäminen piilossa paperipinojen takana ei auta ketään. Siksi sinun on luotava raportteja, jotka voit jakaa viranomaisille pyynnöstä tai jopa ennakoivasti.

Asiakkaamme tulostavat useimmiten raportteja suoritetuista tehtävistä, kirjatuista lämpötiloista ja poikkeamista. Tarkastajat ovat useimmiten kiinnostuneita ilmenneistä poikkeamista sekä poikkeamakohtaisista korjaavista toimenpiteistä.

Tietojen kokoaminen raportteja varten auttaa myös sinua itseäsi saamaan arvokasta tietoa yrityksesi suorituskyvystä - tieto on valttia, käytä sitä!

näkymä olosuhdehälytyksistä Sensire keskitetyssä pilvipalvelussa

 

4. Vierailijatunnukset ulkopuolisille käyttäjille

Koska puhumme jo digitaalisesta ratkaisusta, on luonnollista miettiä erilaisia tapoja antaa tarkastajille pääsy tarvittaviin tietoihin - PDF-tiedostojen tai tulosteiden tarjoamisen lisäksi.

Ainutlaatuinen ratkaisumme tarjoaa mahdollisuuden antaa sidosryhmille pääsyn järjestelmääsi ja tallenteisiisi haluamallasi tavalla. Sinä hallitset tilannetta ja voit luoda ulkoisia käyttäjiä, joilla on mukautetut oikeudet, jotta he pääsevät käsiksi niin vähän tai niin paljon kuin mahdollista.

Kaiken kaikkiaan tämä tarjoaa sinulle mahdollisuuden jatkuvaan yhteydenpitoon viranomaisten kanssa ja ehkä jopa vähentää säännöllisten tarkastusten tarvetta kokonaan. Mutta mikä tärkeintä, voit todistaa, että olet elintarviketurvallisuusprosessejesi huipulla KOKO AJAN.

Sensiren kokonaisratkaisu tehtävienhallintaan

 

Sensiren kattava digitaalinen laadun- ja vaatimustenmukaisuudenhallintaratkaisu antaa sinulle ainutlaatuisen näkyvyyden, jota tarvitset liiketoimintasi tehokkaaseen pyörittämiseen turvautumatta vanhentuneisiin tiedonkeruumenetelmiin. Vaivaton, vankka ja käyttäjäystävällinen tapa selvitä auditoinneista vaivattomasti.

 

task_mobile-fi

 

Ota meihin yhteyttä

Teemat: omavalvonta, ruokaturvallisuus, tehtävienhallinta, auditointi

       
Stefan Steinhoff
Stefan Steinhoff

Content Specialist

Tilaa englanninkielinen uutiskirjeemme

Lue myös