Erledigen Sie mit Sensire Ihre Audits im Handumdrehen. 4 Tipps, um mühelos durch Ihre Lebensmittelsicherheitskontrollen zu kommen.
Audits und regelmäßige Kontrollen in der Lebensmittelsicherheit (z.B. HACCP, ISO 22000, IFS, BRC, SQF, GMP etc.) können anspruchsvoll und zeitaufwendig sein, denn häufig gestaltet sich die Beschaffung und Aufbereitung der erforderlichen Informationen kompliziert. Das Durchsuchen von Papierstapeln, die Suche nach den richtigen Messwerten und das Entziffern der handschriftlichen Aufzeichnungen können den Prozess verzögern und Ihren Arbeitsalltag zusätzlich belasten. Nach der Sichtung und Sammlung der relevanten Daten müssen die Unterlagen noch für die interne und externe Prüfung aufbereitet werden, indem Sie die relevanten Daten manuell extrahieren und sie zur Prüfung bereitstellen.
Durch die Umstrukturierung und Digitalisierung Ihrer Qualitätsmanagement- und Messwerterfassungsprozesse können Sie den zuständigen Behörden schnell und effizient die erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen, wenn ein entsprechender Audit oder eine Kontrolle ansteht.
Die Lebensmittelsicherheit ist die Verpflichtung der Unternehmen und die Einhaltung sowie die Dokumentation der Aktivitäten ein wichtiges Qualitätskriterium zur Differenzierung. Letztendlich jeder Audit und jede Kontrolle als Chance gesehen werden, um Verbesserungsmöglichkeiten in den aktuellen Prozessen zu identifizieren. Jeder Zeit vorbereitet zu sein, auf Anfrage aktuell Auskunft zu liefern und die aktuelle Situation immer im Blick zu haben, tragen dazu bei, die Abläufe stetig zu verbessern, und so proaktiv mögliche Störungen und daraus resultierende Folgeprobleme zu vermeiden.
Wie können Sie sich für den Erfolg rüsten?
Eine sorgfältige Planung ist entscheidend für den Erfolg des Audit- und Kontrollprozesses. Stellen Sie sicher, dass Sie im Vorfeld ein fundiertes Verständnis der relevanten Normen, Richtlinien, Lebensmittelsicherheitskriterien und des Prüfungsumfangs haben. Legen Sie dann Ihre Unterlagen zusammen und sammeln Sie alle notwendigen Formulare und Dokumente. Sobald Sie wissen, was gesammelt und wie es präsentiert werden muss, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über die nötigen Ressourcen verfügen, um die Anforderungen zu erfüllen. Ein intern verantwortlicher Koordinator kann sich proaktiv auf den Inspektionsprozess vorbereiten, so dass alles reibungslos abläuft. Wenn Sie intern keine Kapazitäten für einen designierten Koordinator haben, können auch unabhängige externe Beratungsunternehmen Hilfestellung leisten.
Hinweis: Planung ist keine einmalige Aktion, sondern ein immer wiederkehrender Prozess. Halten Sie sich immer über aktuelle Themen in der Branche auf dem Laufenden und aktualisieren Sie Ihre Audit- und Kontrollplanung entsprechend.
Nun wissen Sie, welche Informationen benötigt werden. Die permanente und umfassende Sammlung der Daten und Informationen ist ein wichtiger Punkt. Hierfür ist eine digitale Lösung, die Echtzeitinformationen von allen Messpunkten an Ihren Standorten sammeln kann, ideal, da sie einen vollständigen Audit- und Kontrolltrail bereitstellt und nachweist, dass Sie konsequent alle Anforderungen erfüllen. Mit einer automatischen Erfassung der Daten vermeiden Sie die Fehlergefahr durch die manuelle Erhebung. Die gesammelten Daten können dann in einem zentralen Compliance-Dashboard zur einfachen Übersicht gespeichert und immer aktuell gemonitort werden.
Due Diligence ist entscheidend im Audit- und Kontrollprozess der Lebensmittelsicherheit und der Beweis liegt in den Berichten. Erstellen Sie regelmäßig Berichte, die Sie bei Bedarf unkompliziert und tagesaktuell an die Behörden weitergeben. Damit zeigen Sie Ihre Bereitschaft und Kompetenz zur Mitwirkung. Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, für die sich die Inspektoren am meisten interessieren, wie z. B. Vorfälle (d. h. Abweichungen oder Alarme) und die jeweils ergriffenen Korrekturmaßnahmen. Berichte sollten Elemente wie abgeschlossene Aufgaben, Abweichungen innerhalb dieser Aufgaben und Temperaturalarmereignisse abdecken.
Um den Prozess weiter zu beschleunigen, können Sie externen Stakeholdern direkten Zugriff auf die benötigten Informationen geben, indem Sie benutzerdefinierte Berechtigungen in der Cloud verwenden. Diese konsistente und offene Kommunikation kann den Bedarf an weiteren Überprüfungen reduzieren und beweist den Behörden, dass Sie Ihre Prozesse im Griff haben. Sie haben jedoch die Kontrolle, Sie können ihnen so wenig oder so viel wie möglich erlauben und die Berechtigungen nach Bedarf immer wieder anpassen.
Die umfassendste digitale Qualitäts- und Compliance-Management-Lösung von Sensire bietet Ihnen die einzigartige Transparenz, die Sie benötigen, um Ihr Unternehmen effektiv zu führen, ohne sich auf veraltete Datenerfassungsmethoden verlassen zu müssen. Die mühelose, robuste und benutzerfreundliche Art, Ihre Audits im Handumdrehen zu erledigen.
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