W dwóch ostatnich postach na blogu pisaliśmy o nieprzewidzianych wyzwaniach dotyczących bezpieczeństwa żywności, które stwarzają zarówno ludzie jak i sprzęt .Wspomnieliśmy również o sposobach, w jakich digitalizacja może pomóc w zapobieganiu tym problemom. W tym poście chcielibyśmy poruszyć jeszcze jedną kwestię: niekończące się rejestry, które generuje system bezpieczeństwa żywności.
Wspomnieliśmy już, w jaki sposób można uprościć zapisywanie rzeczy, digitalizując je. Tym razem przyjrzymy się konkretnemu sposobowi, w jaki posiadanie wszystkich tych danych w formie elektronicznej może ułatwić ich przetwarzanie, zmniejszyć obciążenie wynikające z przepisów obowiązujących w profesjonalnych kuchniach oraz umożliwić przekształcenie danych HACCP w analizy i doskonalenia procesu.
Co mam zrobić z tymi wszystkimi danymi dotyczącymi bezpieczeństwa żywności?
Tym razem zacznijmy od historii o charakterze dość humorystycznym.
Jakiś czas temu rozmawialiśmy z przedstawicielem klienta, szefem kuchni, którego zadaniem było przechowywanie zapisów monitorowania HACCP w jego miejscu pracy.
Jak zwykle, system bezpieczeństwa żywności wymagał prowadzenia ewidencji wielu różnych rzeczy, które z czasem wygenerowały ogromną ilość papieru. Problem polegał na tym, gdzie przechowywać wszystkie kartony z dokumentacją - w kuchni nie było wystarczająco dużo miejsca.
Po zainstalowaniu naszego automatycznego systemu HACCP w jego miejscu pracy, szef kuchni przyznał, że choć jego praca związana z zarządzaniem bezpieczeństwem żywności stała się o wiele łatwiejsza, to jednak najbardziej docenia to, że w końcu może się znów czuć swobodnie w swoim własnym mieszkaniu. Brzmi niewiarygodnie, ale człowiek ten zabierał po prostu starsze dokumenty do swojego domu na przechowanie! Było to dla niego ogromnym problemem, ponieważ stopniowo zaczynało mu brakować miejsca we własnym mieszkaniu.
System bezpieczeństwa żywności z czasem wygenerował ogromną ilość papieru.
Być może nie jest to najczęstszy problem, ani najbardziej popularny ze sposobów postępowania z danymi dotyczącymi bezpieczeństwa żywności, ale przykład ten uświadamia, jakie ilości papieru może wygenerować nawet jedna instytucjonalna kuchnia, nie wspominając już o sytuacji, w której sieć restauracji wysyła swoje dane do centrali w celu przechowywania i analizy. Mówi również o tym, że chociaż istnieje wiele danych gromadzonych zgodnie wytycznymi systemowymi, to ciężko kwestionować fakt, że niewiele z nich kiedykolwiek zostanie użytych do przeprowadzenia analiz skutkujących spostrzeżeniami lub korzyściami dla firmy.
W jaki sposób elektroniczne zapisy dotyczące bezpieczeństwa żywności mogą pomóc?
Wydaje się, że w obliczu dostępności różnego rodzaju cyfrowych rozwiązań epoka papierowych rejestrów dobiega końca, choć z pewnością dziś to nadal najczęstszy sposób zapisu danych. Dzieje się tak oczywiście dlatego, że chociaż jest to sposób nieefektywny, to jest również jedynym znanym dla większości ludzi, a przy tym względnie łatwym w obsłudze.
Jednak nawet jeśli wydaje się to względnie łatwe, może również stworzyć o wiele więcej pracy niż zaimplementowanie nowej metody cyfrowej. Problemy z utrzymywaniem zapisów w miejscu, gdzie są dostępne w razie potrzeby, ich czytelność i jasność, czas potrzebny na ich gromadzenie, trudności w przekształceniu danych w formę, którą można analizować w jakikolwiek pomocny sposób - to wszystko wskazuje na zapisy elektroniczne jako prostszy i bezpieczniejszy sposób postępowania z danymi dotyczącymi bezpieczeństwa żywności.
Czy twoje papierowe dokumenty zbierają kurz zalegając na półkach, nie zapewniając żadnych nowych informacji ani korzyści dla firmy?
A przez zapisy elektroniczne nie mamy na myśli tylko tego, że zadania należy zapisywać na arkuszach Excela zamiast na papierze. Mamy na myśli transformację na w pełni zautomatyzowany system rejestracji elektronicznej dla całego programu bezpieczeństwa żywności. System ten eliminuje banalne sytuacje, kiedy ludzie nie są w stanie rozszyfrować pisma odręcznego, automatycznie zapisuje rekordy, nie zajmuje miejsca i nie wymaga kopiowania zapisów z papieru do Excela. Zapewnia również elastyczność raportowania dla potrzeb analitycznych. Co więcej, umożliwia ułożenie harmonogramu zadań dla personelu w formie przewodnika na urządzeniu mobilnym. Jest to ważne przy dużej rotacji personelu i braku czasu na ich szkolenie w zakresie obowiązków administracyjnych związanych z HACCP.
Jako dodatkowy bonus dla sklepów convenience, restauracji oraz innych usług cateringowych i kulinarnych rozmieszczonych w wielu lokalizacjach – system umożliwia monitoring wszystkich zapisów ze wszystkich lokalizacji za pośrednictwem jednego centralnego systemu. Umożliwia to analizę ich wydajności w porównaniu do siebie, kopiowanie najlepszych praktyk z jednej lokalizacji do drugiej, a także eliminowanie działań niepożądanych, ponieważ są one łatwe do zidentyfikowania.
Jeśli ktoś z Was myśli o zakupie takiego systemu należy pamiętać o jednym - taki system może być użyteczny tylko wtedy, gdy jest uzupełnieniem dla Waszych indywidualnych/unikalnych procesów bezpieczeństwa żywności. Mówiąc wprost – system musi być na tyle elastyczny, aby móc dostosować się do istniejących procedur, a nie odwrotnie. W Sensire o tym wiemy.
3 zalety elektronicznej dokumentacji bezpieczeństwa żywności
Elektroniczne zapisywanie danych to już najbliższa przyszłość i łatwo zrozumieć, dlaczego. Jest to nie tylko bezpieczne, skalowalne, ale także kompleksowe, a przy tym proste. Umożliwia analizy i lepszą kontrolę procesu. Ale w jaki sposób przynosi to korzyść firmie w praktyce?
1. Jest to łatwe do zrobienia i oszczędza czas
Dzięki elektronicznemu rejestrowaniu wszystkie monitorowane dane trafiają prosto do centralnego systemu do przechowywania i analizy całkowicie automatycznie.Oszczędza to czas i kłopoty zarówno pracownikom wykonującym zadania, jak i zarządzającym, którzy łatwo mogą monitorować status zadań.
2. Ułatwia zarządzanie, wskazuje kierunki działań
Podczas rejestrowania danych za pomocą urządzeń inteligentnych łatwo jest również dostarczyć wskazówki dla personelu, tworzyć organizację zadań oraz w razie potrzeby konfigurować alerty i działania naprawcze. Gdy zgromadzone dane są łatwo dostępne i gotowe do analizy, dobre praktyki można łatwo rozpowszechnić we wszystkich lokalizacjach.Wszystko to daje możliwość znacznie łatwiejszego zarządzania ryzykiem związanym z bezpieczeństwem żywności i zapobiegania mu.
3. Eliminuje konieczność raportowania
Dzięki scentralizowanemu gromadzeniu i przechowywaniu danych nie musisz zajmować się lokalizacjami oddziałów pojedynczo. Oznacza to możliwość kompilacji danych w celu łatwej analizy, porównania wydajności różnych kuchni i uzyskania wglądu w to, co działa, a co nie.Możesz dać lokalnemu organowi ds. bezpieczeństwa żywności prawo do przeglądania tych danych w swoim systemie - nie musisz już szukać odpowiednich danych do kontroli. Różne poziomy dostępu można udzielać różnym interesariuszom, a konkretne raporty można tworzyć za naciśnięciem jednego przycisku.
Wszystko to sprawia, że obsługa raportów zgodności jest znacznie łatwiejsza i szybsza, a także ułatwia udostępnianie raportów KPI wewnątrz firmy.
***
Ten post kończy naszą serię blogów na temat poprawy zarządzania programem bezpieczeństwa żywności, zapobiegania zagrożeniom i ułatwienia współpracy kadry kierowniczej i pracowników w celu osiągnięcia jak najlepszych rezultatów.
Jeśli masz jakieś pytania lub chcesz się dowiedzieć, jak możemy pomóc Ci w digitalizacji monitorowania HACCP , skontaktuj się z nami , aby porozmawiać o potencjalnych korzyściach dla Twojej firmy.
